Tips & trics voor een video-meeting met impact

Tips & trics voor een video-meeting met impact

Je kan er niet meer omheen, webinars, online meetings, e-learnings, het is nog nooit zoveel gebruikt. Voor sommigen is het een plezier voor anderen een kwelling. De ene meeting is de andere niet. Het is een ware kunst om een video-meeting op een inspirerende wijze te organiseren, zodat iedere deelnemer daar het beste uit haalt.

Wat zorgt er voor dat jouw digitale meeting waardevol en inhoudelijk de moeite waard is, zodat iedereen er weer bij wilt zijn? Met dank aan Elke Jeurissen van de Fierce Ladies en de e-learnings van @LinkedIN.

TIP 1 : Een goede voorbereiding is een absolute must. Nu meer dan ooit! Check op voorhand of jouw materiaal werkt, sluit bij voorkeur aan op het vaste internet i.p.v. draadloos WIFI. Hoe kom je in beeld? De achtergrond, je voorkomen en vooral het geluid. Check dit ook vanaf het eerste moment zodat alle deelnemers je goed horen en verstaan.

Ook hier geldt de regel een ‘first impression’ is belangrijk. Zet eventueel een banner van je organisatie op de achtergrond maar vermijd fancy zotte achtergronden, die de aandacht kunnen afleiden of niets met het onderwerp of je eigen imago te maken hebben.

Heb je een agenda op voorhand doorgestuurd? Zeker doen en deze ook meteen tonen zodat de deelnemers weten dat ze in de juiste meeting zitten.

Er is een verschil tussen een meeting met 5 of met 50. Hoe meer deelnemers, hoe meer discipline en soms is het raadzaam om een co-host aan te duiden. Met twee zie je en kan je meer.

TIP 2 : Vertel vanaf het begin iets over het scenario. Hoe gaat de meeting precies verlopen? Geef een presentatie waar vooral beelden op staan, zodat de deelnemers verplicht zijn om te luisteren. Als je alle tekst op je presentatie zet dan is het voor de deelnemers niet belangrijk of ze al dan niet actief meevolgen en luisteren. Ze lezen het dan wel achteraf en dat is niet wat je wilt. Zorg ook dat je presentatie het volledige scherm inneemt.

TIP 3 : Zorg dat je alle materiaal bij de hand hebt, zeker als je een voorwerp wilt tonen of een handeling wilt voordoen. Heb je al je materiaal bij de hand? Ik zie regelmatig dat iemand plots verdwijnt. Dat ziet er heel vreemd uit. Kleed je aan alsof je live voor een groep staat. Want het kan jou ook overkomen dat je in je short zit en dan plots een onverwachte gebeurtenis….zie je het al gebeuren.

TIP 4 : Moedig iedereen aan om actief deel te nemen. Dat kan al door te starten met een korte voorstelling van de deelnemers via de chat. Vraag aan elke deelnemer om kort zijn/haar naam door te geven, eventueel regio en functie via de chat. Zo win je vertrouwen en voelt iedereen zich veilig in de online omgeving. Denk eraan dat niet iedereen vanaf de eerste minuut mee is met het systeem. Sommigen werken met Teams, anderen met Zoom en nog anderen via Google meet of Gotomeeting.

TIP 5 : Maak op voorhand afspraken. Wat mogen de deelnemers wel en niet? Wat in de chat schrijven? Wanneer mogen zij hun hand op steken? Hoe kunnen zij vragen stellen? Mogen zij iets toevoegen aan hetgeen gezegd wordt of moeten zij hun vragen parkeren voor het einde.

TIP 6 : Vermijd absoluut dat iedereen door mekaar begint te spreken want dan kan niemand nog volgen. Spreek een gebaar af voor het geval het uit de hand loopt. Een stopteken zoals bijvoorbeeld gekruiste handen geeft aan dat iedereen moet stoppen met praten.

TIP 7 : Vermijd individuele discussies die de groep momenteel niet aanbelangen. Parkeer deze asap en zeg meteen dat je er later op terugkomt en dat je dat met de persoon apart zal opnemen. Het is belangrijk om de aandacht van de groep bij de agenda te houden in het algemeen belang.

TIP 8 : Pauzeer op tijd en stond en zeg meteen wanneer je weer terug start, zodat de deelnemers eens kunnen opstaan, naar toilet gaan. Zo zou het ook moeten zijn tijdens een live meeting. Begin ook stipt op het afgesproken moment, zo beloon je de deelnemers die zich aan de timing houden.

TIP 9 : Laat de deelnemers zich op “mute” zetten als ze niet aan het woord zijn, zo vermijd je vervelende achtergrondgeluiden. Onderbreek nooit als de deelnemer aan het woord is. Respect is de gouden regel. Respect geven is respect krijgen. Wanneer je iemand specifiek wilt aanspreken, zeg dat de naam eerst.

TIP 10 : Als host moet je iedereen in het oog houden en iedereen afwisselend aan het woord laten. Hou je bij het onderwerp en zorg voor dynamisme en engagement om een opbouwende motiverende meeting te houden.

En last but not least keep on smiling-smiling-smiling-smiling. Onze communicaties betekenen zoveel meer als we samen kunnen afsluiten met een glimlach. Daar mag je dan zeker een screen-shot van maken, wat ik in mijn geval vergeten ben.

Niks is zo verbindend en warm als de glimlach van een mens.

Succes

Nicole V.

Chief officer for happy profit

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *